• Conozca más sobre la importancia de implementar la Dirección de Proyectos en instituciones públicas y privadas.

Por: Ing. Heyner Ninaquispe Castro, MBA, PMP^[1]

En nuestro trabajo, en nuestras familias, en nuestras vidas hablamos y vivimos gestionando planes y estrategias día a día. Nuestros jefes nos piden liderar o participar de los proyectos de la empresa. Con nuestras familias planificamos nuestro futuro. En los colegios y universidades los alumnos gestionan semestre a semestre propuestas académicas, desde investigaciones, hasta tesis o trabajos de graduación.

El mundo de los proyectos ha existido siempre desde los inicios del hombre, quien ha sabido gestionar o administrar por experticia, tradición, historia o por ensayo-error. Sin embargo en la actualidad, las organizaciones y empresas existen variables diversas que nos afectan minuto a minuto como la globalización de la economía, uso intensivo de las tecnologías de la información, competencia en las empresas, eficiencia, eficacia, rentabilidad lo cual hace que ahora el manejo de un proyecto sea más complejo.

De acuerdo a lo antes planteado y con el cambio como única constante, ¿habrá alguna herramienta, teoría, metodología que permita gestionar o administrar proyectos en la actualidad?. La respuesta a esto es que ya desde hace algún tiempo existe en el mundo del Management un conjunto de buenas prácticas (no metodología, no teoría, menos ley) que sugieren aumentar la probabilidad de éxito de cualquier proyecto, disciplina, costo y tiempo, a esto se le llama Dirección de Proyectos o Project Management.

La Dirección de Proyectos, según definición del PMI (Project Managment Institute, una de las instituciones líderes a nivel mundial con más de 700 000 profesionales certificados en esta línea), es la “aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo” y su correcta aplicación aumenta las probabilidades de éxito en un proyecto. Sin embargo, tampoco se considera la receta mágica, pero frente a un mundo actual de incertidumbre y cambios instantáneos ayuda a encaminar y controlar todo el ciclo de vida de un proyecto, desde el inicio hasta el cierre del mismo.

A través de los años, el movimiento ha ido creciendo poco a poco en muchos países y cada vez más se considera que esta línea profesional debe ser obligatoria (o al menos debe considerarse) para todas las profesiones existentes. No se trata de una moda, una teoría o un movimiento más, se trata de eficiencia, eficacia, costo, tiempo, la cual encaja en cualquier tipo de organización e institución pública o privada.

Pero ¿qué tanto de bueno tiene?. La respuesta, y tomando los principios básicos del Pensamiento de Sistemas o Systems Thinking, es que un proyecto al final es un sistema: conjunto de elementos interrelacionados que tienen un fin u objetivo en común.

Así las partes (áreas de conocimiento según el PMI) como el tiempo, costo, riesgos, entre otras y su interrelación tienen como finalidad el cumplimiento de los objetivos del sistema (proyecto).

Si bien es cierto el movimiento, los profesionales, las universidades y empresas están cada vez más activos, aquí hacemos un pequeño análisis dentro del contexto actual y en los dos grandes sectores de un país que aportan en la economía: sector público y privado.

La Dirección de Proyectos en el Sector Privado

Como las grandes corrientes del management a nivel mundial, esta corriente también se inició, se fundó, se ha acentuado y sigue de líder en el sector privado, aquel sector en donde prima, por encima de todo, factores como: costo/beneficio, rentabilidad, eficacia y eficiencia.

La dirección de proyectos, está cada vez más establecida aquí y tiene todas las condiciones para quedarse por mucho tiempo en el sector privado debido a que en última instancia, y según lo marca el PMBOK (La “Biblia” para un Director de Proyecto acreditado por el PMI), cuando un proyecto logre alcanzar la famosa triple restricción: alcance, tiempo, costo entonces en todos los casos- o en la mayoría - los sponsors(que financian los proyectos) estarán felices, los clientes felices y todos contentos, puntos para el Project Manager (Director o Líder de un Proyecto).

Sin embargo, el sector privado tiene sus propias características y particularidades como fondos privados (accionistas), normalmente stakeholders claros e identificables, rendición de cuentas (accountability) técnica y clara ante interesados, además del control en las variables relacionadas en el proyecto.

Aquí en el sector privado tenemos en cuenta las recomendaciones del PMBOK, en la mayoría de casos, la probabilidad de éxito es alta en la mayoría de proyectos.

La Dirección de Proyectos en el Sector Público

El sector público aún está dando sus inicios en la dirección de proyectos en diversos países, y el nuestro no es una excepción. Algunas corrientes como BSC, BPM y SIX SIGMA provenientes del sector privado, poco a poco se irán insertando en el funcionamiento del sector público.

Sin embargo, aquí la dirección de proyectos debería ser aún más de uso obligatorio por los múltiples aspectos y variables que intervienen. El Estado tiene ciertas particularidades, más complicadas que manejar, a saber:

➢    Recursos Públicos (nuestros impuestos), lo que debería obligar a una mayor eficiencia.

➢  Partes interesadas de diversa naturaleza, comportamiento, factores altamente complejos de manejar (económicos, sociales, culturales, tradicionales, históricos, nivel educativo, entre otros).

➢    Factores políticos extremadamente inmersos.

➢    Globalización y su relación con la economía mundial, entre otros.

Frente a esa realidad la Dirección de Proyectos debería ir posicionándose cada vez más en nuestro país y la clase tecnócrata y política deberían insertar ajustes dentro de la burocracia estatal y todo el sistema legal que permitan el impulso de la dirección de proyectos a escala nacional. Cuando llegue eso, entonces tendremos proyectos que realmente impacten y generen valor en el principal stakeholder: el ciudadano.

Ese día y al menos cumpliendo la triple restricción: costo, tiempo y alcance, sumado al control de las otras variables, la dirección de proyectos mostrará su verdadero potencial y sumará aún más al desarrollo de nuestro país. 

¿Qué desafíos se debería hacer?

El camino es y será de largo aliento, con mucha resistencia y con fuerte liderazgo que se necesita.Para ello, se plantea las siguientes acciones:

1. La formación en dirección de proyectos debe enmarcarse dentro de la malla curricular, desde secundaria, para que a futuro tengamos profesionales que administren mejor sus proyectos.
2. Los cursos de dirección de proyectos, al menos uno, debería ser obligatorio a todas las carreras universitarias para formar profesionales que conozcan y sepan liderar proyectos de diversa índole.
3. Las empresas y el Estado deberían fortalecer las habilidades y capacidades de sus colaboradores con conocimientos de dirección de proyectos y relacionados.
4. En nuestro país el 90% de empresas son PYMES, allí hay un mercado grande que necesitamos dotarlo de habilidades y capacidades para que puedan seguir creciendo, en donde la dirección de proyectos puede ser un factor clave para la competitividad de este gran sector.
5. Los grandes proyectos, más aún en el Estado, tienen un fuerte componente relacionados a la gestión de las partes interesadas(o stakeholders), casos como Tía María, Conga, entre otros pueden ser tratados y dirigidos con una correcta gestión de dichas partes interesadas y eso es parte de la Dirección de Proyectos.

Frente a esa realidad la Dirección de Proyectos debería ir posicionándose cada vez más en nuestro país y la clase tecnócrata y política deberían insertar ajustes dentro de la burocracia estatal y todo el sistema legal. Cuando llegue eso, entonces tendremos proyectos que realmente impacten y generen valor en el principal stakeholder: el ciudadano.

Ese día y al menos cumpliendo la triple restricción: costo, tiempo y alcance, sumado al control de las otras variables, la dirección de proyectos mostrará su verdadero potencial y sumará aún más al desarrollo de nuestro país.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

^[1] Ing. Heyner Ninaquispe Castro

Director Pro Secretario Departamental del Colegio de Ingenieros del Perú – Consejo Departamental de La Libertad.